Num mundo cada dia mais acelerado, onde as demandas competem por nossa atenção, a produtividade se tornou um bem precioso. Entre os diversos métodos que prometem nos ajudar a organizar e otimizar nosso tempo, o Getting Things Done (GTD), idealizado por David Allen(consultor de produtividade) em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, se destaca como uma solução abrangente e eficaz.
O que é GTD?
O GTD é mais do que uma simples lista de tarefas. É um sistema de organização pessoal que visa libertar sua mente do peso das tarefas pendentes e canalizar sua energia para o que realmente importa.
A ideia base, é tirar da mente todas as tarefas e projetos, e organizá-los externamente deixando a cabeça livre dessa obrigação, para que assim você consiga controlá-las. Depois de listadas as tarefas, elas devem ser divididas em etapas acionáveis nas quais você poderá trabalhar, de modo que o foco seja principalmente agir, ao invés de apenas observá-las e ficar lembrando que é preciso fazê-las.
Como funciona o GTD?
O método se baseia em cinco etapas fundamentais:
- Capturar: Registre todas as suas tarefas, ideias e compromissos, seja em um caderno, aplicativo ou ferramenta digital, não importa, o importante é que funcione para você. Neste passo a ideia é coletar o que está preso na sua mente e te faz pensar nele o tempo todo. E pode ser qualquer coisa, desde e-mails pendentes, telefonemas, compromissos, até simplesmente limpar seu guarda-roupa e dar comida para os cachorros.
- Clarificar: Defina o que cada item significa e qual o próximo passo acionável para completá-lo. Muitas vezes nossa mente acumula ideias e planos confusos, e muitos deles nem são executáveis ou pelo menos não possuem ações imediatas possíveis. Esse acúmulo deixa nossa cabeça carregada e sem foco. Nesse passo você vai classificar, deixar claro o que é executável e o que não é, e dividi-las em ações menores, para ter uma visão clara de qual é o próximo passo para executar as que são possíveis.
- Organizar: Primeiro você precisa decidir se as tarefas são acionáveis, ou não. E as que não são, é interessante usar 3 categorias para dividi-las:
– Lixo: aqui ficam os itens que não valem o seu tempo e não requerem nenhum tipo de atenção.
– Referências: esta lista consiste em todas as informações úteis que não requerem nenhuma ação, mas que podem ser necessárias em um futuro próximo.
– Algum dia/talvez: categoria de todas as tarefas que você não tem certeza se devem ser feitas imediatamente. Mas é importante revisá-las regularmente para ver se alguma ação precisa ser tomada
Em seguida, você deve agrupar suas tarefas por contexto (trabalho, casa, compras, etc.), vinculando tarefas semelhantes, o que tornará o rastreamento de suas tarefas extremamente rápido.
Já as tarefas acionáveis você precisará categorizá-las e priorizá-las de acordo com as datas de vencimento ou urgência. Se a próxima ação pode ser feita em 2 minutos ou menos, faça imediatamente. Caso leve mais tempo que isso, você pode delegar, agendar a realização (com data e horário definidos) ou transformar essa tarefa em um projeto (no GTD, isso significa qualquer coisa que exija mais de uma etapa para ser concluída). Se as tarefas se tornarem projetos, coloque-as em uma das três categorias a seguir:
– Lista de espera: todas as tarefas que você delegou a outras pessoas para execução
– Lista de próximas ações: ações que precisam ser feitas, mas estão sem data de vencimento
– Calendário: ações que devem ser concluídas em uma data ou hora específica.
4. Revisar: Revise periodicamente suas listas para garantir que nada seja esquecido e que seus objetivos estejam em foco.
5. Fazer: Execute as tarefas com foco e atenção, finalizando-as uma a uma.
Benefícios do GTD:
- Redução do estresse e da ansiedade: Ao ter suas tarefas organizadas e claras, você se livra da sensação de sobrecarga mental e se concentra no que precisa ser feito.
- Maior clareza e foco: O GTD te ajuda a identificar suas prioridades e dedicar sua energia às tarefas mais importantes.
- Aumento da produtividade: Com um sistema organizado, você executa as tarefas de forma mais eficiente e conquista mais em menos tempo.
- Mais tempo livre: Ao otimizar seu tempo, você libera espaço para atividades que te trazem prazer e realização.
Incorporando o GTD na sua rotina:
- Comece devagar: Não tente implementar todas as etapas de uma só vez. Comece com o básico e vá adaptando o método à sua realidade.
- Escolha ferramentas que funcionem para você: Existem diversas ferramentas disponíveis para auxiliar na implementação do GTD, desde caneta e caderno até aplicativos de produtividade e organização. Experimente diferentes opções e encontre a que melhor se encaixa no seu estilo.
- Seja flexível: O GTD não é uma regra rígida, mas sim um guia. Adapte-o às suas necessidades e preferências pessoais.
- Revise e ajuste: O GTD é um processo contínuo. Revise periodicamente seu sistema e faça os ajustes necessários para mantê-lo funcionando de forma eficaz.
O GTD é um caminho, não um destino. Tenha paciência, persistência e, acima de tudo, divirta-se no processo de organizar sua vida e alcançar seus objetivos, com pequenos ajustes sua produtividade pode dar um salto!
